Resume PDB 9

Resume Pertemuan 9

Organisasi Formal & Organisasi Informal

Organisasi Formal

•      Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional.
Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.

•      Memiliki suatu struktur yang terumuskan baik, yang menerangkan hubungan:

•      hubungan otoritasnya,

•      kekuasaan,

•      akuntabilitas dan tanggung jawabnya,

•      bagaimana bentuk saluran-saluran

•       melalui apa komunikasi berlangsung.

•      Menunjukkan tugas-tugas terspesifikasi bagi masing-masing anggotanya.

Organisasi Informal

•      Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.

•      sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi.

•      Contoh: makan malam bersama

•      Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan di dalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan.

Pembagian Organisasi Informal Menurut Hicks

•      Organisasi Primer:

–     menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya.

–     Berlandaskan ekspektasi timbal balik,  bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak

–     Contoh: keluarga

•      Organisasi Sekunder, memuat hubungan yang bersifat

            – intelektual,

            – rasional, dan

            – kontraktual.

•      Tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniah

•      Memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya.

•      Contoh: kontrak kerjasama antara majikan - calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya

Jenis Kelompok Informal

a)      Horizontal Cliques

Yaitu kelompok informal yang keanggotaannya terdiri dari orang-orang yang berada pada tingkatan manajemen yang sama dan bekerja dalam bidang yang sama.

b)     Vertical Cliques

Yaitu kelompok informal yang keanggotaannya terdiri dari orang-orang yang berada pada tingkatan manajemen yang berbeda-beda, akan tetapi dalam suatu bidang yang sama

c)      Random Cliques

Yaitu kelompok informal yang keanggotaannya terdiri dari orang-orang yang berasal dari berbagai tingkatan manajemen dan yang berasal dari berbagai bidang.

Struktur Organisasi Formal

•      Organisasi Garis

–     Ciri-ciri:

1. Adanya kesatuan Perintah
2. Pembagian Kerja jelas dan mudah dilaksanakan
3. Organisasi tergantung pada satu pemimpin

– Kelebihan

            • Pengambilan keputusan cepat            • Pengendalian lebih mudah            • Solidaritas antar karyawan tinggi

•      Kelemahan

            • Pemimpin cenderung otokratis

            • Ketergantungan kepada atasan sangat tinggi
• Membatasi kesempatan karyawan untuk          berkembang

•      Organisasi Garis & Staf

–     Ciri-ciri:

1. Umumnya digunakan untuk organisasi besar
2. Bidang tugas beraneka ragam sehingga memerlukan bantuan staf.
3. Pengawasan dan Spesialisasi berkembang dengan baik

–     Kelebihan

            • Pembagian tugas jelas            • Mendorong timbulnya spesialisasi dan disiplin yang tinggi            • Penempatan orang pada tempat yang tepat            • Koordinasi mudah dijalankan

–     Kelemahan

            • Membutuhkan biaya yang besar untuk operasionalnya
• Ditingkat operasinal tidak jelas antra perintah dan nasehat
• Solidaritas antar karyawam rendah

Kelebihan dan Kekurangan Organisasi Informal

•      Kelebihan

–     Memberi dukungan terhadap organisasi

–     Menstimulasi komunikasi sebagai alat komunikasi tambahan

–     Pemuas kepentingan sosial

•      Kekurangan

–     Sumber desas desus

–     Menciptakan konflik

–     Mendorong penolakan terhadap perubahan organisasi

Read More

Resume PDB 8

Resume Pertemuan 8

STRUKTUR ORGANISASI

Ø  Tujuan Instruksional Khusus

Mahasiswa dapat menyatakan pendapatnya mengenai penyusunan struktur dan rancangan organisasi yang efektif

Materi :

p Dsar-dasar struktur organisasi

p Rancangan organisasi

p Teori rancangan organisasi

Ø  Struktur Organisasi

•         Merupakan suatu pembagian,  pengelompokan danpengordinasian tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien

•         Kerangka kerja organisasi dinamakan sebagai Desain Organisasi.

•         Bentuk Spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan Struktur Organisasi.

•         Stuktur Organisasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait dengan pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi, serta bagaimana keseluruhan kerja tersebut dapat dikordinasikan dan dikomunikasikan.

Ø  Tujuan Struktur Organisasi

•         Membagi pekerjaan yg harus dilakukan ke sejumlah departemen

•         Membagi-bagi tugas dan tanggung jawab yg berkaitan dengan masing-masing pekerjaan

•         Mengkoordinasikan berbagai tugas organisasi

•         Membangun hubungan antar individu, kelompok dan departemen

•         Menetapkan garis wewenang

•         Mengalokasikan dan menggunakan secara efektif sumber daya organisasi

Ø  Faktor-faktor yang Memengaruhi Struktur Organisasi

•         Strategi Organisasi

      Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi disusun diantara para manajer dan bawahan.     

•         Skala Organisasi

      Besarnya organisasi berpengaruh terhadap pembuatan struktur organisasi

•         Teknologi

      Perbedaan teknologi yg digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi.

•         Lingkungan

Ø  Tipe Departementalisasi

•         Berdasarkan Fungsional

•         Berdasarkan Geografis

•         Berdasarkan Produk

•         Berdasarkan Proses

•         Berdasarkan Pelanggan

Ø  Penentuan  Relasi   antar   bagian  dalam Organisasi (Hierarchy)

•         Hierarcy adalah Proses penentuan relasi antar bagian dalam organisasi, baik secara vertikal maupun secara horisontal.

•         Terdapat 2 konsep penting dalam Hierarcy, yaitu :

–        Rantai Komando

–        Rentang Kendali/rentang manajemen

•         Rantai Komando

      Menunjukkan garis perintah dalam sebuah organisasi dari hirarki yang paling tinggi misalnya hingga hirarki yang paling rendah. Rentang Komando ini juga menjelaskan bagaimana batasan kewenangan dibuat dan siapa dan bagian mana akan melapor ke bagian mana.

•         Rentang Kendali / Rentang Manajemen

      Terkait dengan jumlah orang atau bagian di bawah suatu departemen yang akan bertanggung jawab kepada manajer departemen atau bagian tertentu

Ø  Faktor-faktor Rentang Kendali

•         Keahlian dan kemampuan manajer

•         Karakteristik Karyawan

•         Sifat pekerjaan yang sedang dikerjakan

•         Kesamaan tugas

•         Kerumitan tugas

•         Standarisasi pekerjaan yg ditetapkan

Ø  Rentang Kendali

•         Semakin besar rentang kendali semakin efisien dari segi biaya tetapi mengurangi keefektifan

•         Hal tsb karena kinerja karyawan menurun dan manajer tidak memiliki banyak waktu untuk melakukan bimbingan dan dukungan yang diperlukan

•         Diperlukan investasi untuk melatih karyawan agar kinerjanya tetap baik

Ø  Faktor-faktor faktor yang perlu dipertimbangkan da-lam penentuan luas rentang manajemen adalah :

•         kesamaan fungsi-fungsi : semakin sejenis fungsi yang dilaksanakan oleh kelomplok kerja, rentang-an semakin melebar.

•         kedekatan geografis : semakin dekat letak geogra-fis kelompok kerja, rentangan semakin melebar.

•         tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan : semakin sedikit pengawasan langsung yang dibu-tuhkan, rentangan semakin melebar.

•         tingkat koordinasi yang dibutuhkan : semakin ber-kurang koordinasi yang dibutuhkan, rentangan se-makin melebar.

•         perencanaan yang dibutuhkan : semakin sedikit perencanaan yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.

•         faktor-faktor yang berhubungan dengan situasi. Rentangan relatif melebar bila :

- pekerjaan bersifat rutin

- ketergantungan bawahan satu dg lainnya rendah

- prosedur dan metode baik dan telah diformalisasi

•         faktor-faktor yang berhubungan dengan bawahan.Rentangan relatif melebar, bila :

- bawahan terlatih baik utk pekerjaan tertentu

- bawahan lebih senang bekerja tanpa pengawasan ketat

Read More

Resume PDB 5-6

Resume Pertemuan 5-6

..::PERILAKU BERKELOMPOK & KOMUNIKASI::..

KELOMPOK

      “Kumpulan yang terdiri dari dua individu atau lebih yang berinteraksi dan saling bergantungan, yang saling bergabung untuk mencapai tujuan tertentu”. Source: Gibson

TIPE KELOMPOK

1.  Kelompok formal

- Suatu kelompok kerja yang ditandai dengan struktur organisasi, aturan, fungsi dan lain-lain

a.  Kelompok Komando (command group) =>  Kelompok yang tersusun oleh atasan dan bawahan dan ditentukan oleh bagan organisasi

b.  Kelompok Tugas (task group) => Kelompok yang ditetapkan secara organisasional yang    bekerja sama untuk menyelesaikan suatu tugas

2. Kelompok informal

- Suatu kelompok yang tidak terstruktur secara formal atau tidak ditetapkan secara organisasi, terdiri dari dua tipe yaitu :

a.  Kelompok Kepentingan (interest group) Kelompok yang bekerja sama untuk mencapai  suatu sasaran khusus yang menjadi kepedulian bersama

b.  Kelompok Persahabatan (friendship group) Kelompok yang bersama-sama karena mempunyai kesamaan karakter

ALASAN BERKELOMPOK

      Keamanan

      Status

      Harga diri

      Afiliasi/pertalian

      Kekuasaan

      Pencapaian Tujuan

TAHAP PERKEMBANGAN KELOMPOK

       Model 5 Tahap

ü  Pembentukan/forming

ü  Keributan/storming

ü  Penormaan/norming

ü  Pelaksanaan/performing

ü  Penundaan/adjourning

KESUKSESAN KELOMPOK

      Kondisi Internal

ü  Kemampuan anggotanya

ü  Ukuran kelompok

ü  Tingkat konflik

ü  Tekanan informal pd anggota kelompok

      Kondisi Eksternal

KONDISI EKSTERNAL KELOMPOK

1. Strategi organisasi

2. Struktur wewenang/otoritas

3. Aturan formal

4. Sumber daya organisasi

5. Proses seleksi

6. Penilaian prestasi dan sistem imbalan

7. Budaya organisasi

8. Kondisi kerja

STRUKTUR KELOMPOK

      Kepemimpinan formal

      Peran seperangkat pola perilaku yg diharapkan dr seseorang yg menduduki posisi tertentu dalam unit sosial tertentu

ü  Identitas peran: sikap & perilaku yg konsisten dengan perannya dalam kelompok

ü  Persepsi peran: cara pandang ttg perilaku yg diharapkan dilakukan pada situasi tertentu

ü  Pengharapan peran: perilaku yg diharapkan oleh org lain agar seseorang melakukannya dlm situasi tertentu

ü  Konflik peran: situasi dimana individu dihadapkan pd pengharapan peran yg bertentangan

ü   

PROSES KELOMPOK :

      Sinergi

      Efek fasilitas sosial

Tugas Kelompok :

      Kompleks => membutuhkan informasi yg lengkap, tidak bersifat rutin

      Sederhana => rutin, memiliki kejelasan prosedur

PENGAMBILAN KEPUTUSAN KELOMPOK

COMMUNICATION

      Process of transmitting meaningful symbols between individual < William Albig >

      Process of passing information and understanding from one person to another < Keith Davis >

      Adalah proses pengiriman ide atau pikiran, dari satu orang kepada orang lain dengan tujuan untuk menciptakan pengertian dalam diri orang yang menerimanya ( C.A.Brown)

KOMUNIKASI SULIT ??

      HETEROGEN PEOPLE

ü  BEDA LATAR BELAKANG

ü  BEDA TINGKAT PENDIDIKAN

ü  BEDA PENGALAMAN / PARADIGMA

ü  BEDA PEKERJAAN, KEBUTUHAN

ü  BEDA KEDUDUKAN

ü  BEDA GAYA …..dsb.

FUNGSI KOMUNIKASI

      fungsi kontrol : pengendali perilaku

      fungsi motivasi : faktor meningkatkan motivasi

      fungsi ekspresi perasaan : penyampai perasaan kepada orang lain

      fungsi informasi : penyampai data /informasi, lebih lanjut berguna untuk pengambilan keputusan

PROSES KOMUNIKASI

ARAH KOMUNIKASI

      Komunikasi vertikal

      Komunikasi ke bawah (memberi pengarahan, informasi, instruksi, dll)

      Komunikasi keatas (suplai informasi yang terjadi di tk.bawah: laporan periodik, penjelasan, gagasan, dll)

      Komunikasi Lateral/Horizontal

      Komunikasi antara anggota dlm kel. yg sama

      Komunikasi antara departemen pd tingkatan organisasi yg sama

      Bersifat koordinatif

      Komunikasi Diagonal

KOMUNIKASI FORMAL & INFORMAL

      Formal

      Dikendalikan oleh manajemen

      Kadang-kadang menghambat proses komunikasi

      Sebagian besar digunakan dlm penyelesaian tugas

      Informal

      Tidak dikendalikan oleh manajemen

      Mudah diterima

      Digunakan untuk menjalin hubungan lebih erat

HAMBATAN KOMUNIKASI EFEKTIF

      Hambatan-hambatan organisasional

      Tingkatan hierarki

      Wewenang manajerial

      Spesialisasi

      Hambatan-hambatan antar pribadi

      Persepsi selektif

      Status/kedudukan komunikator

      Keadaan membela diri

      Pendengaran lemah

      Ketidaktepatan penggunaan bahasa

PENINGKATAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI

      Kesadaran akan kebutuhan komunikasi efektif

      Penggunaan Umpan – Balik

      Menjadi Komunikator yg lebih efektif

Read More